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Organigrammi GeniuSuite, scopriamo insieme la nuova funzione

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L’obiettivo di GeniuSuite è quello di trasformare l’esperienza di Admin della GSuite il più semplice e confortevole possibile. 

La nostra community, in costante crescita, ha già toccato con mano tutti quelli che sono i grandi vantaggi legati al suo utilizzo. D’altra parte GeniuSuite nasce e si conforma proprio in base alle esperienze degli utenti, che sono i primi dai quali arrivano i migliori spunti di miglioramento. 

Ti abbiamo già parlato di tanti aspetti di GeniuSuite e di quali saranno le nuove funzionalità previste. Questa volta andremo ad approfondire un argomento molto importante per la gestione della didattica a distanza: gli organigrammi GeniuSuite. 

Approfondiremo quali sono le potenzialità di questo potente strumento, come fare a gestire in maniera dinamica le unità organizzative e i gruppi in Google Workspace for Education.

Presentazioni, conosciamoci meglio  

Prima di procedere, vogliamo presentarci al meglio per chi approda qui per la prima volta. GeniuSuite, come abbiamo anticipato, è un facilitatore per tutti gli amministratori di Google Workspace for Education. Tuttavia, è solo uno dei tanti tasselli che fanno parte della grande famiglia Kedea. 

Kedea, infatti, ha avviato una serie di progetti come Attenti A Quei Due, una rubrica live e formativa per supportare tutto il mondo della scuola, dai docenti ai formatori, all’utilizzo di strumenti digitali. 

Oppure come l’ultimo nato, il GeniuSuite Lab, un grande laboratorio in cui sperimentare tecniche, approfondire temi e confrontarsi, in un corso divertente e utile. 

Procediamo, ora, con la scoperta e l’esplorazione del tema “Organigrammi”. 

Cos’è un organigramma in GeniuSuite

Un organigramma è una delle funzionalità di GeniuSuite che consente di inserire l’utente (docente o studente) all’interno di uno schema molto simile a quello delle unità organizzative di Google Workspace for Education, ma in maniera molto più flessibile.  

Gli organigrammi nascono direttamente dall’esigenza degli utenti di gestire al meglio la struttura gerarchica. 

Un singolo organigramma è come un cerchio, un insieme all’interno del quale è possibile collegare quella che è un’unità organizzativa o un gruppo.

Ciò che abbiamo detto finora è il cosiddetto organigramma statico, quindi collegato agli utenti facenti parte o di un gruppo o di un’unità organizzativa.

La vera potenza, d’altra parte, sta negli organigrammi dinamici. 

Un organigramma dinamico è un insieme che permette di aggregare, in maniera automatica, utenti che rispecchiano determinate caratteristiche.

Ad esempio, definiamo organigramma dinamico l’insieme che deve contenere tutti gli utenti con il ruolo di docente che insegna matematica nel plesso X. 

Andando a creare un nuovo utente, docente del plesso X, al quale assegniamo la materia matematica, automaticamente questo andrà a finire nell’organigramma precedentemente definito. 

Se a questo organigramma abbiamo associato un gruppo Workspace, automaticamente quell’utente verrà aggiunto al gruppo. 

Viceversa, se un giorno quel docente non insegnerà più matematica nel plesso, automaticamente verrà rimosso dal gruppo Workspace assegnato all’organigramma. 

Funzionalità di un organigramma in GeniuSuite

Entriamo nell’account GeniuSuite ed esploriamo le sue funzionalità. 

Sulla barra laterale del menu clicca sulla voce Organigramma. Al suo interno vedrai le seguenti voci:

  • Docenti
  • Studenti
  • Mappa
  • Tutti gli organigrammi
  • Crea organigramma.

Scopriamole una ad una. 

Mappe

In questa sezione potrai vedere come è composto l’organigramma della scuola. GeniuSuite ha reso anche la veste grafica molto essenziale, rifacendoci ad un sistema realistico di come è strutturata la gerarchica scolastica. Nella parte superiore, infatti, vedrai la struttura scolastica. Subito dopo ci saranno gli insiemi dei docenti e degli studenti, per mantenere ordine all’interno della struttura. Queste due voci possono essere arricchite di un sottoinsieme. Per farlo ti basterà cliccare sul pulsante in alto a destra “Aggiungi Nuovo”. Si aprirà una nuova categoria relativa al sottogruppo che desideri. 

Per entrare nel concreto, facciamo l’esempio di un sottogruppo della categoria studenti, ovvero gli studenti delle medie. Creando un nuovo insieme, il sistema ti permette di inserire tutti i dettagli ad esso relativo e la descrizione adeguata. 

Prima del salvataggio delle modifiche, il sistema ti mostrerà un’anteprima di quello che stai creando, sul lato destro della schermata. Cliccando su “Salva” comparirà la nuova voce creata e personalizzata. 

Il sistema si aggiorna nell’immediato. 

Tutti gli organigrammi

Una volta realizzati e personalizzati gli organigrammi della tua scuola, li potrai visualizzare sotto la voce “Tutti gli organigrammi”. Un menù a tendina ti faciliterà nella navigazione e nella ricerca dell’organigramma di cui necessiti. 

Da qui ci colleghiamo ad altre due voci del menu relative alle funzionalità degli organigrammi, Docenti e Studenti. 

Docenti e Studenti

Queste due voci del menu Organigramma ti permettono di accedere velocemente agli organigrammi relativi, appunto, dei docenti e degli studenti. Una strada in via preferenziale. 

Da qui avrai accesso agli elenchi degli utenti inseriti, ma anche ai gruppi e agli organigrammi di cui fanno parte. 

Il grande vantaggio di questa opzione è avere un account Google Workspace ordinato e ben organizzato, ma anche di accedere ad un’interfaccia intuitiva e collaborativa. 

All’interno delle schermate di queste due voci del menu c’è il pulsante “Informazioni”, in alto a destra. Questo pulsante ti consente di accedere alle informazioni di creazione dell’organigramma stesso. 

Gestione degli organigrammi

Grazie ai pulsanti che si trovano in alto a destra, una volta entrati negli organigrammi, potrai gestire, modificare o anche cancellare gli organigrammi, nel caso di errori o di necessità di modifiche. 

La cancellazione prevede un doppio controllo. Se, invece, le modifiche sono definitive e coinvolgono anche l’account Google Workspace for Education, allora potrai pigiare sul tasto “Modifica Impostazioni standard”. 

Come creare un organigramma dinamico

Dal pannello di gestione degli organigrammi, clicca sul tasto “Crea Organigramma”.

Si aprirà una schermata all’interno della quale inserire il nome, una descrizione e quale è l’organigramma padre ( ad. esempio se docenti o altro). 

Una volta compilate le voci di base, potrai aggiungere delle regole. Le regole servono per gestire automaticamente gli utenti. Quelli che hanno le caratteristiche richieste per far parte di questo organigramma verranno importati al suo interno in maniera automatica. 

La compilazione di tutte le voci è stata pensata, in GeniuSuite, per rendere il processo di creazione veloce e facile. 

Gli utenti risponderanno a una serie di dettagli che li assocerà ad altri gruppi esistenti e lo farà in maniera del tutto automatica. 

Gli organigrammi non sono gestiti solo attraverso i dati conosciuti (come materia, plesso, etc), ma bensì anche da una regola speciale, cioè la possibilità di creare gli organigrammi attraverso dei ruoli. La personalizzazione è davvero vasta e minuziosa e aiuta nella gestione del sistema, senza dover ricordare a mente tutti i dettagli degli utenti.

Conclusioni

Il nostro Team non si ferma e si prepara a presentarti presto nuove chicche e aggiornamenti su GeniuSuite. 

Vogliamo ricordarti che GeniuSuite è anche supporto costante e per qualsiasi dubbio puoi rivolgerti a noi, saremo lieti di aiutarti. Continua a seguirci nelle nostre sezioni di supporto live, seguendo il canale Youtube, attivando la campanella. 

Se vuoi essere sempre sul pezzo, ecco la nostra newsletter. Una bella novità? Grazie al “Decreto Ristori” potrai aggiornare la licenza del tuo account GeniuSuite, utilizzando uno dei codici disponibili e in linea con le tue esigenze. 

A presto, per tante novità.

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