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Cambio d’anno: come farlo in pochi click con GeniuSuite

passaggio d'anno scuola
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GeniuSuite continua il suo percorso di evoluzione e nell’ultima Live, che precede la messa online della nuova versione, il recap di tutto quello che è stato fatto ha messo ancor più in evidenza la voglia di sperimentare e continuare a crescere insieme a voi.  

La nuova versione nasce per essere, ancor più della prima, semplice, intuitiva e dinamica. Con il passaggio d’anno in due semplici step ed il reset password massivo il team di sviluppo ha veramente cercato di superare le aspettative dell’utente ed in questo articolo ti daremo una panoramica sulle potenzialità di queste due funzionalità sicuramente fondamentali per la scuola, che abbiamo semplificato per dare una mano concreta ad ogni Admin!

Ma prima di addentrarci nei particolari ti ricordiamo che sul canale YouTube Geniusuite  oltre al supporto costante attraverso tutorial puoi trovare video utili su spunti e strumenti per docenti come tutti i video del format Attenti a quei 2 o la magnifica Playlist che spiega, step by step, come usare Canva for Education.

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Come effettuare il passaggio anno da GeniuSuite nel tuo Workspace 

Vediamo come funziona il passaggio d’anno nella nuova versione di GeniuSuite

Addentriamoci subito nella procedura di Passaggio d’anno: il primo momento WOW è il wizard che sinteticamente guida l’utente negli step di avvio procedura. 

Il sistema non obbliga ad avviare e concludere la procedura nello stesso momento ma può essere tranquillamente iniziata e successivamente completata. 

I momenti che caratterizzano il passaggio d’anno in GeniuSuite sono due e possono essere semplificati in: 

slittamento di classi e gruppi

importazione massiva e allineamento situazioni.

Prima di partire col passaggio d’anno ricorda di…

Piccolo suggerimento, prima di partire con la procedura, scarica la situazione degli utenti dal pannello Admin di Workspace. 

Come farlo?
Basta andare in “Utenti” e cliccare sulla penultima voce della barra dei menù: ”Scarica Utenti”, in questo modo avrete la situazione aggiornata fino a quel momento che potrebbe essere utile in caso ripristino della situazione dopo l’avvio del passaggio. 

Passaggio d’anno step by step

STEP 1: Definisci il passaggio dei Gruppi 

Questa step è facoltativo, puoi lasciare la situazione di default e saltare direttamente allo step 2 o settare i parametri che più si avvicinano alle esigenze della tua scuola. 

Con i settaggi all’interno di questa sezione puoi decidere se spostare gli utenti all’interno del gruppo o mantenere il/i gruppi automaticamente aggiornati alle classi.  

Ci sono Scuole, che ad esempio creano gruppi per anno di iscrizione ed hanno quindi la necessità di spostare gli utenti del gruppo di anno in anno; altre che che creano gruppi generici che seguono l’intero percorso didattico e poi magari vanno aggiornati in caso di bocciati o nuovi inserimenti.

Se vogliamo che il gruppo segua la classe, e che quindi gli utenti del Gruppo Classe (Docenti+Studenti), del Gruppo Consiglio di Classe e del Gruppo Classe Studenti si allineino alla nuova situazione basta settare le tre voci dalla pagina “Gestione facoltativa Gruppi”.
Nel caso in cui questi non vengono settati i gruppi verranno svuotati dai loro utenti e ripopolati dai nuovi, saranno cioè gli utenti a spostarsi di gruppo in gruppo e non è il gruppo a cambiare l’associazione alla classe. 

STEP 2:  Visualizza l’anteprima delle nuove situazioni

In questa sezione il sistema mette subito in anteprima il passaggio d’anno su tutto l’istituto, non dovrai avviare la procedura per plesso o indirizzo ma il sistema agirà automaticamente su tutto l’istituto mostrandovi l’anteprima della nuova situazione.

GeniuSuite, opererà per tutte quelle situazioni di corrispondenza con la classe successiva, in caso di classe mancante, questa viene temporaneamente bloccata e messa da parte in un’apposita unità organizzativa di passaggio.

In merito alle classi uscenti, in questa prima fase, tutti gli studenti verranno inseriti, anche loro, nell’unità organizzativa temporanea e li ospiterà fino alla fase finale di allineamento e smistamento utenti.

Questo step non è operativo ma di sola visualizzazione per confermare la nuova situazione di Plessi e Classi dell’Istituto.

STEP 3:  Avvia e attendi notifica di completamento

Al Click su “Avvia” la procedura ha inizio e la schermata con messaggio: “procedura in corso” rimane presente fino al completamento, quando si potrà affrontare lo step finale. 

Terminata la procedura, lo stato della schermata cambia ed il precedente messaggio si aggiorna in:”Passaggio Anno Completato”. Sempre in questa schermata viene anticipato lo step finale dedicato all’importazione ed allineamento. Il testo del pulsante infatti indica:” Vai alla procedura di importazione”. 

STEP 4:  Importazione massiva file

Questo Step può essere ripreso anche più avanti quando il file di importazione sarà pronto ed il più completo possibile. Infatti, effettuato il primo ciclo, dedicato allo spostamento massivo di tutti gli utenti, nel secondo ed ultimo step si possono importare ed allineare le situazioni sospese.

In GeniuSuite abbiamo lavorato tantissimo sulla sezione dedicata alle importazioni e l’abbiamo trasformata in una sezione guidata che non impone più modelli di riferimento nè limiti ai file da importare, se non il formato che dovrà essere in .xls, .csv. 

Qualsiasi file scaricato da un gestionale andrà bene perchè sarete voi a suggerire a GeniuSuite quali colonne considerare e quali dati prendere in considerazione. 

L’importazione non solo popolerà le nuove classi prime ma allineerà anche le situazioni temporaneamente trasferite nell’unità organizzativa di passaggio.

Grazie al file, l’utente già presente in piattaforma viene spostato nella classe di riferimento, e la classe che non era presente in fase di avvio passaggio viene automaticamente creata e popolata. 

L’importazione si adatta al vostro file, per qualsiasi formato, cella o colonna di riferimento e avrete sempre un’anteprima di quanto in elaborazione con situazione dettagliata su Utenti Classe, Unità Organizzativa e Gruppi.

Un solo file per allineare massivamente la situazione di tutto l’istituto!
Inoltre, altra novità molto utile per tenere sotto controllo lo stato delle procedure avviate, è la sezione: “Attività”, nella barra laterale a destra, che restituisce in tempo reale una mappa di quanto sta accadendo nel vostro Workspace.

Alla fine di tutto il processo rimarranno gli studenti uscenti, che avendo completato il ciclo di istruzione nel vostro istituto, potranno essere eliminati dall’unità organizzativa in cui sono stati momentaneamente parcheggiati. 

Abbiamo voluto automatizzare sempre di più il flusso sfruttando i file che la scuola ha già a disposizione per ottimizzare al meglio la procedura. 

In conclusione…

GeniuSuite è una tribù che sta crescendo insieme ai suoi utenti, in formazione, contenuti, laboratori e software. Semplificare, innovare e rendere immediato è praticamente il motto del team. Le nuove funzionalità integrate, come il cambio password massivo ed il passaggio anno sono sicuramente il risultato della collaborazione a stretto contatto con chi davvero utilizza la piattaforma workspace e la amministra, abbiamo ascoltato e fatto tesoro. 

Per chi vuole far parte del nostro mondo o continuare a lavorare con noi ricordiamo che i fondi Miur riconoscono GeniuSuite come piattaforma a supporto di DAD e DDI.

Per scoprire di più puoi visionare la pagina Codici MePA e Soluzioni

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