Sommario
Siamo arrivati alla fine della scuola e prima di andare in ferie un piccolo ripasso per affrontare, in modo semplice, il famigerato Passaggio d’anno. Che tu decida di affrontarlo adesso o a settembre, questa miniguida potrà sicuramente essere un’ottima alleata.
Partiremo dal backup dei dati, gestiremo i Gruppi Classe, Avvieremo il Nuovo Anno Scolastico e creeremo i nuovi account.
Fine anno scolastico: quali operazioni fare nel pannello admin Workspace
Partiamo dal pannello Admin della tua Workspace per definire subito quali operazioni da effettuare a chiusura dell’anno.
- La prima operazione in assoluto è il Backup dei dati, fondamentale nel caso in cui dovesse essere necessario ripristinare la situazione precedente.
- Poi è necessario spostarsi nelle unità organizzative ed in base a come sono state strutturate spostare a mano gli utenti da una unità organizzativa all’altra.
- Sempre a mano vanno aggiornati i gruppi, da svuotare o rinominare.
- Infine vanno gestite le importazioni di allineamento delle situazioni esistenti e le importazioni dei nuovi utenti.
Ecco come velocizzare questi Step, automatizzando la proceduracon GeniuSuite
Una delle funzionalità più apprezzate dal settore Google for Education e che ha contribuito al rilascio della “Google for Education Partner” all’applicazione GeniuSuite è proprio quella del “Passaggio Anno”. Premiata sia per la velocità con cui si arriva a completare l’intera procedura sia per la sicurezza con cui i dati vengono trattati nel passaggio da un anno con l’altro.
Ma vediamo, come il sistema opera in piccole pillole da 1 minuto. Anche in questo caso abbiamo voluto dare valore al tempo 😉
Primo step: il backup
Ecco come scaricare il file corrispondente alla situazione scolastica antecedente al Passaggio d’anno.
Secondo step: la gestione dei gruppi
In base alla struttura delineata dalla scuola si effettua il passaggio degli studenti al gruppo classe successivo, oppure si associa il gruppo attuale all’anno corso successivo. Questa operazione viene effettuata dal sistema massivamente su tutto l’istituto.
Terzo step: l’anteprima scuola
Questa è una fase di controllo delle situazioni che hanno caratterizzato la chiusura dell’anno e che troveremo all’avvio del nuovo anno scolastico. In questa fase vengono create eventuali nuove classi da aggiungere alla struttura già esistente. Ovviamente non si intendono le nuove classi prime, che il sistema crea automaticamente per corrispondenza, ma eventuali nuove classi che in automatico il sistema potrebbe non ritrovarsi come corrispondenti.
Ad esempio perchè la nuova sezione va a costituirsi a partire dal nuovo anno scolastico, o perchè una seconda nel nuovo anno va a smistarsi in due nuove terze, etc
Quarto step: avvio passaggio anno
Il cuore di questa procedura di “Passaggio Anno” è l’Avvio del Nuovo Anno ed è qui che gli step precedenti prendono senso dando avvio all’ultimo automatismo legati allo spostamento di utenti all’interno di unità organizzative e gruppi.
Quinto step: importazione del file
Con l’ultimo step ci dedichiamo alle importazioni e GeniuSuite qui non ha pari perchè in una sola importazione il sistema crea i nuovi account ed aggiorna la situazione di account già esistenti. Avvengono quindi sia i nuovi inserimenti che l’aggiornamento e lo smistamento di situazioni già esistenti, vedi i bocciati, i trasferiti, gli studenti che si spostano dalla quinta elementare alla prima media, etc.
Novità di quest’anno: l’Operazione “NOSTRESS”
Parte quest’anno l’operazione NOSTRESS perchéè chi più di te si merita una pausa?
Vi diamo la possibilità di passare a noi l’intero fardello: Chiusura Anno/Avvio Nuovo Anno e facciamo tutto noi. Chiavi in mano, Workspace pronta all’uso e consegna dei nuovi account alla scuola.
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Ovviamente la promozione non è un’esclusiva riservata solo a chi ha GeniuSuite e grazie alla promo i nuovi utenti attivano anche un periodo di sperimentazione gratuita della piattaforma, valido fino al 30/09/2022.
Conclusioni
Per approfondire gli altri temi e seguire i video tutorial relativi a GeniuSuite, ecco la sezione YouTube dedicata.
Abbiamo anche una guida dettagliata sulle operazioni di fine anno ed avvio nuovo anno con GeniuSuite che trovi qui sul nostro blog. Leggi la guida per affrontare le operazioni di fine anno senza problemi.
Il team GeniuSuite continua il suo lavoro a supporto delle scuole nei vari percorsi di trasformazione Digitale. Il tempo per noi ha un valore prezioso per questo il processo di semplificazione delle procedure ha un senso. GeniuSuite è un supporto adatto a tutti gli admin: quelli meno esperti lavorano con più sicurezza e quelli più esperti smettono di perdere tempo! Buona estate!