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Passaggio d’Anno in Workspace for Education: come farlo con GeniuSuite

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In questa guida vedremo come effettuare il passaggio d’anno all’interno di Workspace for Education. Per approfondire gli altri temi e seguire i video tutorial relativi a GeniuSuite, ecco la sezione YouTube dedicata. 

Come effettuare il backup dei dati prima del passaggio d’anno

La prima cosa da fare è accedere al pannello principale di Workspace for Education. 

Procediamo con l’effettuare un backup, così da assicurarci il salvataggio di tutti i tuoi dati. Per effettuare il backup clicca con sul tuo account in alto a destra e vai alla console Google. Vai nella sezione utenti e clicca sulla voce “Scarica Utenti”. Attenzione a deselezionare la voce “Colonna attualmente selezionata” per essere sicuri che vengano scaricati tutti i dati. Clicca sul tasto “Scarica” e attendi qualche istante che l’operazione termini. 

Come effettuare il passaggio d’anno

A questo punto torniamo nella schermata principale di GeniuSuite e clicca dal menù laterale a sinistra la voce “Passaggio d’anno”. 

Ecco che il processo è visibile in un’anteprima di 4 passaggi. Clicca su “Avvia” per intraprendere lo step 1. 

Questa prima operazione è definita “Passaggio gruppi. In questo step andiamo a definire in che modo i gruppi vengono spostati all’interno della Workspace. Nel dettaglio, lasciando le impostazioni di default, gli alunni saranno spostati da un gruppo classe all’altro in maniera automatica. Se invece abbiamo preimpostato delle Unità organizzative particolari, allora il gruppo creato per anno di iscrizione ci sarà una continuità e dovrai settare la spunta relativa alla voce “Gruppo classe studenti”. 

Grazie all’integrazione con GeniuSuite in questo passaggio i casi particolari, come l’iscrizione di un nuovo alunno o l’introduzione di un nuovo docente, avverranno in maniera automatica. In sostanza in questo primo passaggio puoi settare la modalità migliore in base all’organizzazione dei gruppi della tua situazione. Clicca su avanti per il prossimo passaggio. 

Lo step numero 2 è “Anteprima scuola”. Questa sezione grazie all’intervento effettuato in base ai feedback ricevuti dai nostri utenti, è semplificata al massimo. Potrai accedere ad un’anteprima senza doverti preoccupare di creare le classi di destinazione o di fare spostamenti degli strumenti bocciati o che hanno fatto un cambio sezione. Stessa cosa vale per i ragazzi uscenti. 

Una volta controllato che l’anteprima risulti come si desidera, clicca sul pulsante avanti. 

Lo step numero 3 è dedicato al passaggio d’anno vero e proprio. Sulla destra c’è la barra di avanzamento del passaggio che puoi monitorare sull’icona del block notes. Una volta terminato il passaggio clicca sul pulsante avanti. 

Siamo arrivati al quarto ed ultimo step, gli “Allineamenti“. Qui possiamo valutare se procedere con la conferma, accettando e dichiarando di essere sicuri del lavoro svolto, oppure ricontrollare eventuali dimenticanze ed errori. I nostri dati, ricordiamo, sono al sicuro perché precedentemente abbiamo effettuato un backup. 

Conclusioni

Anche il passaggio d’anno è diventata un’operazione semplice ed efficace, grazie soprattutto ai vostri feedback. Se vuoi intervenire, parlarci di dubbi o perplessità e scoprire il funzionamento di tutte le funzionalità  ricordati di iscriverti al canale Youtube, di attivare la campanella così da non perderti nessuna novità o scrivici a uno dei nostri canali

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