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Google Drive: come funziona e come usarlo a scuola per la didattica

google drive come usarlo per la didattica

La pandemia ce l’ha confermato e, in alcuni casi, insegnato che il mondo digitale riesce ad azzerare le distanze. Da molto tempo, noi di Geniusuite, assieme ad Alessandro Bencivenni, Prof.Digitale, ci impegniamo a dare un supporto attinente al mondo della didattica, accompagnandovi alla scoperta delle funzionalità di G-Suite e di tutti gli strumenti ad esso collegato. 

Nasce così un nuovo format, Attenti A Quei Due, una rubrica gratuita, live e formativa, concepita con l’intento di offrirti tutte le nozioni per usare al meglio gli strumenti per la didattica.

Abbiamo imparato come organizzare un Open Day virtuale e come gestire e strutturare le classroom e, si, ci siamo divertiti. 

Questa rubrica è fatta di tanti temi importanti, di divertimento ma soprattutto dei vostri interventi. Sono le vostre domande, infatti, a generare la voglia di condividere le risposte. 

Vogliamo continuare questa piccola missione, con il tuo essenziale contributo. 

Per questo abbiamo creato questa guida per spiegarti come funziona Google Drive

Si tratta di uno strumento di cui avrai sentito parlare ma che può sorprenderci con tutte le sue funzionalità. Mettiti comodo, ti sveliamo tutto quello che c’è da sapere su Google Drive

Che cos’è Google Drive?

Cosa ne pensa la nostra community

Prima di scendere nel dettaglio, ti sveliamo che questo progetto nasce da un’interazione attiva con la nostra community, di cui tu probabilmente fai parte.

Abbiamo posto una semplice domanda: se diciamo Google Drive cosa vi viene in mente?
Le risposte sono state tante, eterogenee e qualcuna sorprendente. Condivisione, archivio, repository.
C’è chi pensa a “un mondo”. Ed in effetti si tratta di un mondo.

Abbiamo raccolto il brain-storming in una tag cloud realizzata con sli.do, eccola di seguito. 

Google Drive in sintesi…

Quasi sicuramente avrai sentito parlare di Google Drive, e di certo avrai avuto modo di utilizzarlo.

Tecnicamente si basa su software open source, in altre parole “accessibile pubblicamente”. Google Drive si utilizza tramite web e, per rendere semplice la sua comprensione, possiamo definirlo come l’evoluzione di una capiente chiavetta USB, all’interno del quale organizzare, raccogliere e salvare il proprio lavoro, i documenti e così via. 

Il principio su cui si basa Google Drive è quello di raccogliere tutto il tuo materiale in un server Cloud, protetto da Google. Possiamo accedere a questo strumento, tramite il nostro account G Suite in questo caso, da qualunque device, e questo lo rende pratico e sempre disponibile. 

Come funziona Google Drive

Google Drive è un mondo dalle mille risorse. La prima cosa da chiarire, una volta entrati all’interno del servizio, è imparare la differenza tra le varie categorie descritte sulla sinistra, una sotto l’altra. 

Entrando nella categoria Il mio Drive accediamo all’area che raccoglie tutti i documenti che ti appartengono, creati e gestiti da te. Infatti, sotto alla dicitura Proprietario ci sarà scritto “Io”, indicando la persona titolare dell’account. 

Passiamo ora alla categoria File Condivisi. Viene da sé che in questa raccolta ci sono tutti i file che altre persone hanno condiviso con te. 

Come condividere i documenti su Google Drive

Senza dubbio la condivisione è uno dei pilastri fondamentali di Google Drive, l’opzione che ci ha salvato dal vecchio e caro passaggio di penne USB. Per condividere un file con altre persone dovrai cliccare sul file con il tasto destro e scegliere la voce “Condividi”, contraddistinta dal simbolo stilizzato di un omino con il +. 

In alternativa, per condividere un file puoi selezionarlo e cliccare sullo stesso simbolo dell’omino, che trovi in alto, accanto al simbolo del cestino. 

Con ognuna di queste due possibilità potrai scegliere di condividere con altri in due modi:

Le modalità di condivisione file su Google Drive

Condividere un file è semplice e intuitivo, sia nel caso in cui conosciamo l’indirizzo email del destinatario che in caso contrario. 

A questo punto possiamo accedere ad un livello di massima personalizzazione della condivisione. Infatti, possiamo decidere che il nostro destinatario riceva il file in qualità di:

Il nostro consiglio è quello di prestare attenzione quando condividiamo il link nella modalità Editor, poichè chiunque potrebbe modificare il file o perfino eliminarlo. 

Come funzionano gli spazi di lavoro su Google Drive: i workspace per la scuola

Accedendo a Google Drive, noterai al primo posto della colonna di sinistra la voce Priorità. In questa sezione Google Drive cataloga in modo automatico i lavori che reputa più importanti per te, in base alla frequenza e al tempo dedicatogli.

Le priorità sono allineate l’una accanto all’altra. Si tratta di una funzione che ti permette di accedere velocemente agli ultimi file aperti o a quelli aperti più di frequente

Sotto alla fila dei documenti definiti “Priorità”, si presenta un’altra categoria interessante: gli spazi di lavoro. Si tratta di una funzionalità molto potente, che ci permette di organizzare delle cartelle personalizzate, velocemente accessibili, all’interno delle quali inserire file presi da altre cartelle presenti sul nostro Drive. 

Per gli insegnanti si rivela una funzione comoda e pratica. Immagina di voler accedere a tutti i test dedicati ad una prima classe. Puoi raccoglierli in un unico gruppo, in pochi passaggi.
Per dare vita al tuo spazio di lavoro, clicca sulla voce “Crea”, rinomina il workspace secondo le tue esigenze e inserisci i file che vuoi avere a portata di mano. Puoi creare tutti gli spazi di lavoro che ti servono, ma in ognuno di essi puoi inserire fino a un massimo di 25 file. 

Attenzione, inserire i file all’interno di uno spazio di lavoro non li elimina dalla cartella di origine. 

I Drive condivisi

I Drive condivisi sono un’altra funzionalità utile e pratica. Questa opzione è valida quando si ha la necessità di raccogliere all’interno di una cartella tutti i file o i documenti che non sono legati ad un singolo utente, ma sono utili all’intero team di lavoro o alla scuola ( come, ad esempio, la modulistica). Caricando i file in un Drive condiviso se ne perde la proprietà, ma si ha la garanzia di non perdere il materiale.

Le impostazioni di Google Drive

Come ogni strumento digitale a supporto di un’attività professionale, anche Google Drive può essere personalizzato in base alle tue esigenze.

All’interno della voce “Impostazioni”, infatti, puoi configurare:

Oltre a queste opzioni, è possibile impostare la lingua.

Domande e risposte della nostra community su Google Drive

Come ottenere il layout verticale su Google Drive

Per layout verticale si intende che i file contenuti in Google Drive si presentano sotto forma di elenco, uno sotto l’altro. Per ottenerlo basta cliccare sul simbolo a forma di griglia, che indica la versione standard di Google Drive, e automaticamente avviene il passaggio da una modalità all’altra. Il simbolo si trova in alto a destra, accanto al simbolo delle della “i” cerchiata ( Tasto che permette di visualizzare i dettagli del file).  

Qual è la differenza tra link e URL?

Parole di uso comune, la cui differenza è davvero sottile. Per URL si intende un testo che identifica in maniera mirata una pagina web o un sito. Ad esempio www.google.it

Il link, invece, è la frase che ti indirizza ad un contenuto specifico di un sito, di un documento o altro. L’esempio sono i link generati per la condivisione di file in Google Drive. 

Se condivido un file di terzi, i dettagli relativi ad esso possono essere visualizzati?

Abbiamo fatto un accenno allo strumento di Google Drive, indicato da una “i” cerchiata, che permette di visualizzare i dettagli di quel documento. Chiunque sia in possesso del suddetto file può visualizzare i dettagli ( modifiche effettuate al file, da chi è stato generato, etc). 

I documenti “Condivisi con me” vanno ad occupare lo spazio a disposizione del mio Google Drive?

Google Drive ha uno spazio disponibile molto vasto ma limitato. L’account Google Drive personale ha un limite di 15 GIGA, mentre quello G suite for education ha spazio illimitato. In ogni caso i documenti “Condivisi con me” non occupano questo spazio. 

L’amministratore di G-Suite può controllare il mio Drive all’interno dell’account della scuola?

No, non può farlo. Può eliminare l’account ma non controllarlo. 

Se elimino un file dal mio Google Drive, si elimina anche dallo spazio di lavoro?

Si, i file all’interno dello spazio di lavoro dipendono dalla cartella principale. 

Come si definisce l’account Google Drive predefinito, quando si gestiscono tanti account Google Drive?

Per scegliere l’account principale, sia esso privato che della scuola, basta metterlo in prima posizione nella sezione di accesso.

Conclusioni

Il nostro obiettivo è quello di fornire un valido aiuto circa tutti i temi, più o meno scottanti, della didattica digitale.

Vogliamo farlo scrollandoci di dosso i tecnicismi e le formalità, rendendo l’argomento fruibile a chiunque.
Puoi seguire la nostra rubrica live, Attenti A Quei Due, sul nostro canale Youtube. Non dimenticare di iscriverti al canale, per non perderti nessun appuntamento.

Per essere sempre aggiornato sulle novità, i prossimi appuntamenti e i nuovi contenuti, ecco la newsletter, alla quale puoi iscriverti con un click. 

Non ci resta che salutarci per la prossima, prepara le domande e Attenti A Quei Due. 

Aggiornamento: Luglio 2021

Link pubblici Google Drive: aggiornamento di sicurezza

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