Come organizzare un open day online con StreamYard e Youtube

In Italia ci sono quasi 60000 scuole che ogni anno aprono le porte a futuri studenti, e ai genitori, per presentare la loro offerta formativa e le loro attività.

Quest’anno il distanziamento sociale non ci permetterà di farlo, ma le giornate aperte al pubblico potranno sussistere, grazie al supporto di alcuni strumenti. Vogliamo accompagnarti nell’organizzazione di un Open Day virtuale. Ecco come fare. 

Cos’è l’Open Day scolastico?

Negli ultimi anni le scuole hanno promosso l’organizzazione degli Open Day, letteralmente “giornate aperte”, che hanno lo scopo di promuovere il proprio istituto, di far entrare i potenziali futuri studenti nel pieno dell’atmosfera della propria scuola, mostrando loro le aule, e offrendogli la possibilità di incontrare personalmente gli insegnanti.

Un’occasione di festa, per vivere a pieno il clima scolastico e proiettarsi in una realtà viva. Qualche tempo fa, queste giornate di incontro erano conosciute come “orientamento scolastico”. Oggi si sono alleggerite dalla patina formale di quell’espressione, ma il succo è sempre lo stesso: le scuole indossano il loro abito migliore per presentarsi al pubblico.

Di norma, gli Open Day vengono organizzati tra dicembre e gennaio, ma come ben sappiamo quest’anno non sarà possibile, per le scuole, aprire fisicamente le porte alle future generazioni di allievi. 

Niente paura!
Abbiamo a nostra disposizione la tecnologia, con la quale abbiamo imparato a gestire la didattica negli ultimi mesi, e che ancora una volta si rivela provvidenziale per non perdere il contatto umano. Ti mostriamo, insieme ad Alessandro Bencivenni, come organizzare un Open day in streaming. 

Come organizzare un Open Day virtuale

Per organizzare un Open day online ci affidiamo, in particolar modo, ad uno strumento: StreamYard. 

Si tratta di un software con il quale possiamo essere online, in diretta, su tutte le principali piattaforme (facebook, youtube, etc). 

In maniera mirata, andremo a vedere come utilizzare StreamYard in sinergia con l’account Youtube ufficiale della nostra scuola e l’account Suite For Education. 

Prima di cominciare: vantaggi di StreamYard

Come vedremo a breve, StreamYard è uno strumento di semplice utilizzo. Se ti stai chiedendo perchè preferirlo alla semplice diretta che mette a disposizione YouTube, la risposta è che Youtube ti permette di essere in streaming, senza però offrire una serie di servizi che, in un evento come un Open Day, sono necessari, come ad esempio la condivisione dello schermo con gli spettatori. 

StreamYard, invece, ti consente di:

• Condividere lo schermo con i partecipanti all’evento. Una funzione molto interessante che ti permette di mostrare il materiale, le immagini o i video;
• Approdare online fino a 3 piattaforme contemporaneamente;
• Interagire con i genitori e i partecipanti, i quali potranno porre i loro quesiti in diretta. I loro interventi possono essere filtrati. 
• Personalizzare l’evento con colori, banner e testi;
• Disporre della registrazione dell’evento che puoi scaricare e condividere;
• Dare la possibilità di intervento fino a 6 persone. 

Queste sono le funzionalità che StreamYard mette a disposizione gratuitamente. Sono previsti anche dei piani a pagamento che, per un evento Open Day, non si rivelano necessari.

Come iniziare

• La prima cosa da fare è collegarsi alla pagina web di StreamYard e registrarsi con l’e-mail che utilizzerai; 
• Una volta inserita l’e-mail, riceverai un codice di 6 cifre da inserire all’interno della finestra dedicata, nella pagina principale di StreamYard;
• A questo punto avrai davanti a te una schermata, nella quale sarà possibile selezionare le piattaforme social con cui vorrai essere online. Ne possiamo selezionare, con la versione gratuita, fino a 3. 
• Se vuoi mandare il tuo Open day in streaming su Youtube, ad esempio, seleziona il bottone corrispondente e consenti l’accesso all’account collegato. La stessa cosa avviene per le altre piattaforme, come Facebook. 

La sezione broadcast

Prima di avviare la diretta dell’Open Day, puoi utilizzare la sezione broadcast, in alto a sinistra sul sito StreamYard, per programmare il tuo evento oppure effettuare delle prove. 

Anche in questa sezione potrai selezionare le piattaforme sulle quali hai deciso di essere online, ma vediamo come fare. 

Per effettuare una prova clicca sulla voce “Skip, Record Only”. Si aprirà una stanza, che possiamo denominare con un titolo e creare il broadcast. 

Le azioni che compirai all’interno di questa sezione simulano perfettamente quello che succede durante una diretta. Questo passaggio ti consente, in maniera molto semplice, di verificare il funzionamento di microfono e webcam. 

Inserisci il tuo nome e avvia la personalizzazione. 

Cliccando su “Add to stream” vedrai la tua immagine in primo piano sullo schermo, una sorta di backstage da cui gestire le impostazioni della diretta. 

Inviare le persone alla live

Il processo per invitare altre persone alle live è semplicissimo e si concretizza in un un’unico link. Per ottenerlo dovrai cliccare sul bottone in basso “Invite” e copiare il link generato automaticamente. Invia questo link a tutti gli interessati, inoltrandolo, ad esempio, in chat. 

Attenzione, le persone non saranno in live fin quando non verranno aggiunte, cliccando sul bottone “Add to stream” in corrispondenza della loro immagine. 

In questa sezione puoi stabilire come verrà visualizzata la live, scegliendo i vari formati a disposizione. 

Condividere lo schermo

Durante un Open Day virtuale può essere utile condividere il proprio schermo per mostrare agli utenti delle slide o delle immagini. Con StreamYard è possibile, andando a cliccare sul bottone “Share Screen”.

Grazie a questa funzione, il tuo schermo del computer e i suoi contenuti verranno visualizzati dal pubblico della live.

Sezione Brand: personalizzare l’Open day online

All’interno della sezione Brand, contraddistinta da una tavolozza, puoi personalizzare il colore di sfondo ma anche aggiungere dei banner personalizzati o dei testi. 

Una volta effettuati tutti i passaggi di controllo e di personalizzazione, e ottenuto il link di invito, potrai decidere di mandare subito online il tuo evento oppure programmarlo per i giorni successivi. 

In pochi ed intuitivi passaggi sarai online, per far conoscere la tua scuola e presentarla ai futuri allievi.

I quesiti degli insegnanti

Il canale YouTube è gratuito per le scuole?

Si, è gratuito. 

Il docente oratore, può vedere gli altri docenti collegati?

Certo. Al di sotto dello schermo sarà possibile vedere i colleghi online e coinvolgerli in ogni momento della diretta. 

Durante l’Open Day online, è possibile visualizzare il numero dei partecipanti all’evento?

Si, compare il numero degli utenti collegati in alto a destra visibile solo agli amministratori. Il pubblico non vedrà il numero degli spettatori connessi.  

Come si risolve il problema del GDPR se si trasmette un video con i volti degli studenti?

Nel caso in cui abbiate le autorizzazioni dei genitori circa la partecipazione degli studenti ai progetti scolastici, non ci sono problemi. Tuttavia, la privacy è un’argomento delicato, da sottoporre al DPO.

Per intervenire alla live, è necessario essere iscritti a StreamYard?

No, è necessario avere il link relativo alla diretta. 

Durante un Open Day virtuale in StreamYard, gli audio dei video condivisi si sentono o è necessario settare delle impostazioni?

Il microfono del regista dell’evento trasmette l’audio, tuttavia puoi essere sicuro andando a lavorare nella sezione “Brand”, in cui è possibile caricare il materiale, compresi i video. (solo nella versione a pagamento).

Si sentono le voci degli ospiti nel backstage?

No, fino a quando non gli viene consentito di intervenire. Possono interagire tramite la chat privata, per comunicare con l’amministratore dell’evento. 

È possibile sostituire le persone nel backstage con altre, durante la diretta?

Per consentire a più persone di intervenire durante la diretta è possibile eliminarne alcune e sostituirle, facendo scollegare alcuni in virtù di un nuovo ingresso.

Con una scarsa connessione è possibile organizzare un Open Day in diretta?

Si predilige una buona connessione, per ovviare qualunque problema di collegamento. In ogni caso per effettuare una diretta basta una connessione 4G. 

Come pubblicizzo l’Open Day virtuale e come informare i genitori?

Per pubblicizzare l’Open day e informare i genitori puoi creare dei post sui social ufficiali della scuola, sul sito o anche privatamente nelle chat, allegando il link della diretta.

Conclusioni

Come hai visto, non sarà necessario rinunciare ad un’occasione felice per la tua scuola. Se vuoi approfondire e scoprire nuove funzionalità sul mondo dello streaming, ti consigliamo di seguire i contenuti di Andrea Ciraolo, il migliore nel campo. 

Continua a seguirci, perché grandi novità sono in arrivo.