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Elezioni degli organi collegiali online con moduli di Google

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Come svolgere le elezioni degli organi collegiali online? Semplice, con i moduli Google

Questo periodo di pandemia ha costretto le scuole a trovare una soluzione per poter svolgere a distanza le elezioni degli organi collegiali, dei genitori per tutti gli ordini di scuola e anche degli studenti per le scuole superiori.

È chiaro che questa volta il problema si risolve garantendo due aspetti legali:

  1. Sicurezza, intesa come certezza che a votare siano realmente le persone interessate, attraverso la certificazione degli utenti che votano.
  2. Riservatezza del voto. 

La soluzione che vogliamo proporre, è quella che abbiamo adottato nel mio istituto superiore, e che prevede l’utilizzo di moduli Google della Workspace for Education.

Per garantire i 2 aspetti legali si utilizzano 2 moduli diversi allineati ai due momenti fondamentali dell’elezione:

  1. La firma, dopo l’identificazione (a certificazione della partecipazione al voto).
  2. La votazione segreta.

Nel primo modulo l’utente è identificato attraverso username e password della workspace; dobbiamo attivare la raccolta degli indirizzi mail.

Nel secondo modulo, si inserisce sempre il vincolo di risposta e quindi di partecipazione alla nostra struttura scolastica, ma in questo caso non vengono raccolti gli indirizzi per garantire la riservatezza del voto.

Se volete provare a gestire le elezioni nella vostra Scuola secondo questa metodologia mettiamo a vostra disposizione 3 moduli già pronti che potete copiare ed adattare alle vostre esigenze e quindi personalizzare per il vostro istituto. 

Caratteristiche dei Moduli e Modelli da scaricare

Modulo della firma

Il primo modulo che vedremo è quello della firma e sarà l’unico indirizzo che dovremo comunicare agli aventi diritto.

https://docs.google.com/forms/d/14JDGtcfvB_kqRmDcQtTm0JVi_GGoaDFTfXed31GLx88/copy

In questo caso potete lasciare le impostazioni già inserite, verificando che:

  1. Sia spuntata la voce: “Raccogli indirizzi email” (di fatto la firma dell’utente).
  2. Sia spuntata la voce “Limita agli utenti in <vostrascuola> e alle organizzazioni attendibili”.
  3. Sia spuntata la voce “Limita a 1 risposta”.
Elezioni-organi-collegiali-scuola-Moduli-di-Google-fig_01

Come da immagine riportata a seguito un’altra impostazione importate è quella legata al “Messaggio di Conferma” e questa volta dovrete effettuare la modifica necessaria.

Questo Messaggio è quello che l’utente si ritroverà appena completato il processo di firma ed all’interno del messaggio è riportato il link del modulo di voto successivo, quello anonimo. In poche parole è come se consegnassimo la scheda di voto a chi ha appena firmato dopo l’identificazione.

Immagine che contiene testo

Descrizione generata automaticamente

Modulo per l’elezione del consiglio di istituto per studenti

Il secondo modulo che proponiamo è quello relativo all’elezione del consiglio di istituto per studenti, in cui ci sono anche le liste e i relativi candidati per lista. Noterete anche la presenza della scheda bianca, che invierà direttamente il voto.

Potete copiare il modulo dal link che segue ed adattarlo alle vostre specifiche esigenze.

https://docs.google.com/forms/d/1zFFRja0Lg_noold00dElpgQWSuva0sizib8c-S8WHAE/copy

Elezioni organi collegiali scuola Moduli di Google fig 04

In questo caso, il modulo è organizzato in sezioni, dove nella prima sezione ci sono l’elenco delle liste con gli screenshot delle liste.

Scelta la lista, l’elettore verrà rimandato nella sezione specifica, con l’elenco dei componente della lista scelta, dove potrà selezionare un massimo di candidati previsto (nel file che abbiamo messo a disposizione il numero massimo di preferenze è 2).

Elezioni organi collegiali scuola Moduli di Google fig 05

Altra cosa importante è non mettere obbligatorie le risposte in queste sezioni, in modo da poter anche consentire l’espressione della “non scelta”. Unica possibilità non prevista in questo caso, rispetto ad elezioni classiche, è la scheda nulla, ma tutte le altre espressioni di voto sono garantite.

È importante in questa tipologia di moduli, togliere la spunta “Raccogli indirizzi email” per garantire l’anonimato, mentre vanno mantenute le altre due spunte: “Limita agli utenti in <vostra scuola> e alle relative organizzazioni attendibili” e “Limita a 1 risposta” come da screenshot di seguito.

Elezioni organi collegiali scuola Moduli di Google fig 06

Nella sezione delle impostazioni: “Presentazione” , noi abbiamo previsto che nel messaggio dopo l’invio sia presente anche il link del modulo successivo utile per il voto al consiglio di classe.

Elezioni organi collegiali scuola Moduli di Google fig 07

Modulo per i consigli di classe

Il terzo modulo è quello più complesso ed è quello relativo ai consigli di classe.

Anche in questo caso mettiamo a vostra disposizione il modulo già pronto, da copiare nella vostra Workspace ed adattare alle vostre esigenze.

https://docs.google.com/forms/d/1ZDW0mWpHcwS7p-BdTIabtKVZFhNYIl5z6SsLZYAvTJI/copy

Anche questo modulo è suddiviso in sezioni, nella prima ci sarà l’elenco di tutte le classi presenti nella scuola ed ogni scelta indirizzerà alla sezione della relativa classe.

Elezioni organi collegiali scuola Moduli di Google fig 08

Ogni sezione della classe avrà un campo libero, dove verrà espresso il voto, e un campo con un codice per evitare che gli elettori possano votare in una sezione sbagliata.

Elezioni organi collegiali scuola Moduli di Google fig 09

Come si vede nell’immagine abbiamo inserito un codice generato in modo casuale, su internet trovate diversi siti con la generazione automatica di password, quello che abbiamo fatto noi è inserire questi codici (password di classe) in un file excel con la relativa mail del gruppo classe ed attraverso una stampa unione, in prossimità dell’apertura del voto, abbiamo inviato i codici di classe ai relativi utenti.

Anche in questo caso le impostazioni sono da mantenere come per il modulo precedente. 

Le casistiche presentate sono più specifiche per il voto di studenti, ma adattabili anche al voto dei Genitori. Ovviamente, non potendo creare nella Workspace for Education account per i genitori, e non potendo limitare a 2 le risposte di ogni utente, dovrete ripetere tutto il percorso precedente, dalla firma al voto, per il Tutore1 e per il Tutore2.
Ogni Tutore voterà con le credenziali del figlio.

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