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Una live per scoprire tutte le novità della nuova versione di GeniuSuite

nuova versione geniusuite ottobre 2021
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Introduzione

GeniuSuite, la nuova versione. 

Questo è l’argomento in cui ti accompagneremo in questa guida. Vediamo insieme quali sono le nuove funzionalità. le novità e il modo semplice di usarle. 

Le novità in GeniuSuite

Ti portiamo a fare un giro in GeniuSuite. Scopriamo insieme quali sono le funzionalità della nuova versione, gli aggiornamenti e quali sono stati i cambiamenti e i punti focali. 

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Procediamo.

GeniuSuite + 4 Licenze Teaching and Learning

La prima novità riguarda un’opportunità da non perdere per gestire al meglio Workspace e Teaching and Learning per Meet, potenziato e con 250 partecipanti. Questa soluzione è valida fino a fine al 31 ottobre

Versione Beta di GeniuSuite per imparare e sperimentare

Prima di entrare nel concreto ti presentiamo la possibilità di accedere dal pannello principale alla versione GeniuSuite Beta. Si tratta di un’area all’interno della quale ci sono le funzioni che verranno presentate a breve che stiamo testando. 

Per accedere a questa sezione clicca in alto a destra dal menù e seleziona l’icona della scimmietta “Prova la versione Beta”. 

Quali sono le novità GeniuSuite?

GeniuSuite non sostituisce Google Workspace for Education, ma aiuta a gestire gli utenti e la scuola in maniera facile e veloce, ti supporta a gestire lo spostamento, la manutenzione e l’organizzazione degli utenti all’interno di un istituto scolastico. 

Gli unici parametri sui quali possiamo intervenire, cambiandoli, sono i gruppi, affinchè possano anch’essi essere organizzati in maniera fluida. 

Sebbene ci sia una solida integrazione tra Workspace for Education e GeniuSuite, quest’ultimo aiuta ulteriormente a monitorare la struttura della vostra scuola. 

In altri termini, grazie a GeniuSuite puoi accedere ad una visualizzazione tipicamente scolastica all’interno della Workspace. 

Da qui, introduciamo un primo concetto, quello della sezione Ente. Approfondiamo. 

Gestione Ente in GeniuSuite

Per accedere alla gestione della sezione Ente, e quindi scoprire le funzionalità ad esso annesse, accedi al tuo account GeniuSuite e clicca su Ente dal menù a sinistra. 

Una volta effettuato l’accesso a questa sezione, visualizzerai una serie di tabelle e, in particolare, quella selezionata e su cui stai lavorando è in colore blu. 

Prima di entrare in ognuna di queste schede e gestire gli utenti, puoi effettuare in alto a sinistra una ricerca attraverso la barra dedicata. Grazie alla barra di ricerca puoi cercare velocemente gli studenti, o un plesso o qualunque altra figura di interesse. 

Dalla ricerca puoi dare un’occhiata veloce ai tag relativi al nome in questione, che ti indicano la classe, o altri dettagli. 

Tornando all’ente, questo ti dà la possibilità di avere chiara la disposizione degli utenti all’interno della Workspace. 

La prima scheda è quella relativa agli Utenti. In questa sezione vedrai tutti gli utenti presenti nella Workspace. In corrispondenza degli utenti ci sono due simboli, quello di geniuSuite e quello di Google. Se entrambi sono colorati, allora significa che l’utente in questione è definito in entrambe le piattaforme. 

Non solo puoi controllare se l’utente è effettivamente presente con un ruolo nelle piattaforme, puoi individuare anche il tipo di ruolo nella colonna Ruoli

Oltre alla categorizzazione degli utenti per ruoli, è possibile visualizzare il loro stato nell’organigramma o, la grande novità, per l’ultimo accesso.

Questa funzionalità ci offre l’assist per introdurre la novità relativa alle operazioni massive che è possibile effettuare in GeniuSuite. Ad esempio, in base alla selezione per ultimo accesso noterai che ci sono utenti che non hanno effettuato mai l’accesso. Filtrandoli attraverso la barra di ricerca, puoi decidere di eliminarli o modificarli anche tutti in una volta, velocizzando le operazioni.  

Un altro esempio in cui le operazioni massive si rivelano utili è quando decidi di cambiare la password ad un determinato numero di utenti. Per farlo in maniera super rapida, puoi selezionare le spunte in corrispondenza degli utenti a cui intendi effettuare questa modifica e poi scegliere il pulsante “Operazioni Massive”. Tra quelle disponibili c’è, appunto, anche quella per aggiornare le password. 

Una volta scelta l’operazione massiva da effettuare, verrai guidato passo passo nella sua esecuzione. 

Le altre operazioni massicce che è possibile effettuare attraverso GeniuSuite sono:

  • Aggiorna password
  • Aggiorna dominio
  • Aggiungi utente in organigramma
  • Aggiungi utente in una classe
  • Sospendi utenti
  • Elimina utenti
  • Aggiungi docente in una nuova classroom
  • Aggiungi studente in una nuova classroom
  • Aggiungi in classroom esistente.

Cosa sono gli utenti sospesi

Una domanda che è stata avanzata spesso al team GeniuSuite è: cosa sono gli utenti sospesi?

Si tratta di quegli utenti sospesi sia all’interno della Workspace che all’interno di GeniuSuite. Grazie a GeniuSuite questi utenti hanno un account congelato, che è possibile ripristinare. Come fare? Clicca dal menù delle operazioni massive la voce “Riattiva utenti”. In questo modo non dovrai occuparti di un utente alla volta, ma puoi farlo per tutti contemporaneamente. 

Stesso discorso vale per gli utenti da ripristinare, questi sono disponibili solo per 20 giorni dalla loro eliminazione. 

Utenti non importati

Tra le varie tabelle disponibili nella sezione utenti c’è la voce “Utenti non importati”. Questa funzionalità presenta gli utenti che sono presenti all’interno della Workspace ma non sono stati sincronizzati con GeniuSuite. Puoi capire che la sincronizzazione non è avvenuta perchè vedrai che l’icona dei tre pallini non è colorata. per procedere con la sincronizzazione, clicca tra le azioni massive la voce “Importa utenti in GeniuSuite”. In questo caso puoi selezionare anche il ruolo corrispondente all’utente. 

Gruppi

L’ultima sezione da approfondire è quella relativa ai gruppi. Qui troverai tutti i gruppi presenti all’interno della Workspace e anche in quest’area puoi procedere con le azioni massive. Per farlo seleziona le spunte relative ai gruppi di interesse e applica l’azione massiva che ti interessa. 

Organigrammi

Gli organigrammi sono un concetto utile, molto più semplice dell’apparenza. Si tratta di un funzionalità che va a colmare il vuoto della Workspace tra le unità organizzative e i gruppi. 

La funzione degli organigrammi, dunque, è quella di snellire e organizzare meglio le unità organizzative della scuola.  

Ecco una guida dettagliata dedicata agli organigrammi, cosa sono e come funzionano e come si crea un organigramma. 

Sull’esempio organizzativo che abbiamo visto per gli Organigrammi, è possibile gestire anche la struttura di plessi e classi. 

Creazione classroom guidata

La funzione Creazione Classroom guidata all’interno del pannello GeniuSuite è la possibilità di creare automaticamente decine di Classroom, scegliendo tra varie tipologie di creazione:

  • Una classroom per classe
  • Una classroom per docente
  • Una classroom per docente e materia.

Come si creano la classroom? Anche in questo caso i passaggi sono semplificati al massimo. Selezionando la tipologia di classroom che desideri creare, segui i passaggi numerati, grazie ai quali puoi impostare il nome della classroom, impostare il proprietario della classroom e così via. 

Anche nella sezione Classroom puoi utilizzare la comodità delle azioni massive per spostare, eliminare o importare utenti. 

Gestione richiesta password

L’ultima funzione che andiamo a scoprire è quella relativa alla gestione della richiesta password in GeniuSuite. Dal menù a sinistra clicca sul tasto “Richiesta password”.

Entrando in questa sezione, GeniuSuite metterà a disposizione automaticamente un link per la richiesta di cambio password. Questo link può essere inoltrato agli utenti che ne hanno necessità e che possono, in autonomia, gestire la richiesta compilando il form con i suoi dati.  

Le domande degli utenti

È possibile rinominare i gruppi in GeniuSuite? 

Non è ancora possibile rinominare i gruppi attraverso un’azione massiva, ma si può fare per ogni singolo elemento. 

Tutorial GeniuSuite personalizzati

Vorresti un tutorial per comprendere meglio una funzione specifica di GeniuSuite?
Compila il form https://forms.gle/sfPxKBijq4MUxavd9 e potrai indicarci le tue necessità specifiche.
Con il nostro team di supporto ai clienti saremo felici di rispondere alle tue esigenze.

Conclusioni

Le novità non sono finite ma le novità che bollono in pentola sono tante. Se hai voglia di essere parte attiva e di contribuire al miglioramento delle funzionalità di GeniuSuite entra a far parte della nostra community. 

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