fbpx

Importazione Guidata

importazione guidata google workspace for education geniusuite

Ecco le guide per utilizzare con semplicità la nuova versione di GeniuSuite. L’attenzione di questa è rivolta all’importazione guidata, quindi come importare, gestire e allineare le situazione degli utenti all’interno di Google WorkSpace for Education con GeniuSuite.

Ti mostriamo tutti i passaggi step by step.

Importazione guidata con GeniuSuite

Partendo dal pannello principale di GeniuSuite, clicca sulla voce “Importazione guidata” che trovi nel menù laterale a sinistra. 

Ti trovi, ora, all’interno della schermata dedicata all’importazione guidata. 

La doverosa premessa è che il sistema di importazione di GeniuSuite non è legato a nessun modello prestabilito e che i file che intendi caricare possono essere di qualunque tipologia, sia Excel che CSV. 

Inoltre, grazie alle nuove impostazioni è possibile sia importare nuovi utenti che allineare quelli esistenti e che hanno subito delle modifiche, per esempio per chi ha cambiato sezione o per chi è stato bocciato. 

Entriamo nel concreto dell’importazione. 

Come importare e gestire gli utenti in Google Workspace for Education tramite GeniuSuite

La prima cosa da fare è scaricare il file che intendiamo importare.

Clicca sul pulsante avvia importazione. Tutto il processo è molto intuitivo e guidato. Ogni fase da seguire è indicata da un numero progressivo. 

Lo step numero 1 è “Carica il file”. Possiamo caricare il file precedentemente scaricato sia trascinandolo che selezionando il file dalla lista e aprendolo.

Una volta trascinato o caricato, GeniuSuite chiede qual è la riga delle intestazioni di ogni colonna presente nel file. In base a come hai strutturato il file, indica il numero della linea. In automatico GeniuSuite va a individuare i nomi delle colonne del tuo file (ad esempio Nome, Cognome, classe).

Nella casella sottostante ti viene chiesto di selezionare il tipo di utente a cui stai lavorando, ad esempio se si tratta di studenti, docenti o altro. 

unnamed 13

Ancora più sotto, nella terza casella, ti viene indicato di filtrare le righe del file, cioè puoi scegliere la colonna in base alla quale vuoi effettuare la selezione, ad esempio quella delle Classi, ed automaticamente puoi lavorare sulle colonne relative alle classi, ignorando le altre. Questa funzione è molto comoda per importare solo una colonna del file, anziché tutto. 

Fatte queste operazione passiamo allo step 2, “Definisci la situazione”.

In questo passaggio abbiamo due possibilità di scelta. Nel primo caso posso lavorare su tutto il plesso e il sistema mi chiede in quale situazione voglio lavorare. Ad esempio, se hai bisogno di lavorare su un determinato plesso, puoi selezionarlo nella barra dedicata tra quelli disponibili. Un’opzione comoda è quella di poter selezionare i plessi specifici. Sempre in questa possibilità puoi definire, attraverso un filtro, una sola classe di quel plesso oppure puoi spuntare la voce “Seleziona dal file” per scegliere la classe o il plesso che ti interessano. 

unnamed 4 3
unnamed 1 5

In questo primo scenario possibile ci sono altri due campi, Unità organizzativa e Gruppi. Sono dei campi particolari. Il primo, Unità Organizzativa, di solito viene utilizzato, e quindi spuntato, per le scuole che hanno delle strutture organizzative molto complesse e che hanno necessità di gestire l’importazione in maniera puntuale in base alle loro caratteristiche. 

Il campo Gruppi, invece, si utilizza se gli studenti o i docenti devono finire in un gruppo particolare. Questa opzione puoi sceglierla se i gruppi presentano delle particolarità. 

Compilati i campi richiesti vai avanti. Potrai accedere all’Anteprima Scuola che corrisponde allo step 3. 

unnamed 2 5

Lo step 4 ti invita a selezionare e verificare i Dati Utente. In questa sezione puoi inserire, se in tuo possesso, una serie di informazioni come l’e-mail di recupero password o il codice identificativo. Quest’ultimo, in particolare, è molto importante per evitare eventuali casi di omonimia. Sono dati che, nel rispetto della privacy, non sono visualizzabili nel pannello. Inoltre in questo step puoi fare in modo, selezionando la casella di Intestazione colonna password, che la password di primo accesso sia la stessa per tutti gli utenti.  

Sei arrivato allo step finale, Conferma e importa. In questo step GeniuSuite ti presenta un ulteriore resoconto sulla struttura, ricordando quali unità organizzative andrà a creare e quali, invece, ad aggiornare. Puoi vedere i gruppi, sia quelli nuovi che quelli già esistenti, sia quelli dei docenti che degli studenti. 

Attraverso le etichette puoi individuare anche chi sono i singoli utenti nuovi.

unnamed 3 5

Una volta che hai verificato che tutti i dati siano corretti, vai vanti. L’importazione guidata è completata. Ricorda a questo punto di scaricare il file

Conclusioni

L’importazione con GeniuSuite ti consente di velocizzare centinaia di operazioni che, altrimenti, dovresti fare manualmente. Per avere supporto, per confrontarti con noi e con altri colleghi ricordati di iscriverti al canale Youtube, di attivare la campanella così da non perderti nessuna novità. Se hai dubbi puoi scriverci su uno dei nostri canali

Vorresti un tutorial per comprendere meglio una funzione specifica di GeniuSuite? Compila il form. Saremo felici di rispondere alle tue esigenze.