Come usare Google Calendar

In questo post ti indico cosa devi conoscere e saper fare con Google Keep per superare l’esame di Certified Educator Livello 1.
Google prevede tre livelli di Certificazione che, oltre a qualificare il percorso di formazione conseguito, danno anche la possibilità di diventare un punto di riferimento nell’utilizzo degli strumenti Google dedicati alla Didattica.

Se vuoi approfondire il tema abbiamo preparato un articolo certificazioni Google for Education.

Google Calendar ti consente di programmare riunioni ed eventi e ricevere promemoria per le prossime attività. 

Programmare eventi

→ Creare un evento

1. In Calendar esistono due modi per creare un evento:

• Clicca su uno spazio vuoto nel calendario;
• Clicca sul tasto Crea.

2. Seleziona Evento.

→ Aggiungere gli invitati

1. Nel campo Aggiungi invitati, digita il nome o l’indirizzo email di una persona. Man mano che inserisci, visualizzerai gli indirizzi corrispondenti alle persone presenti nella tua organizzazione;
2. Clicca su un suggerimento per aggiungere quella persona all’evento. Se non visualizzi suggerimenti, inserisci per intero l’indirizzo email dell’invitato. Una volta aggiunto l’invitato, all’evento verrà abbinata automaticamente una riunione di Google Meet.

Oltre a questi passaggi fondamentali per aggiungere invitati ad un evento, puoi svolgere alcune operazioni facoltative:

1. Se devi invitare molte persone, puoi creare un gruppo in Google Gruppi contenente gli indirizzi mail di ogni invitato;
2. Puoi contrassegnare la presenza di un invitato come facoltativa cliccando sul tasto Persone ;
3. Puoi agire sulle autorizzazioni per gli invitati consentendo loro di modificare l’evento, invitare altre persone o visualizzare l’elenco degli invitati.

→ Aggiungere una sala

1. Clicca sulla voce Aggiungi sale e, se necessario puoi aggiungere dettagli per la sala riunioni:

• Persone per specificare la capienza della stanza richiesta.
• Video per indicare che sono necessarie attrezzature per videoconferenze.
• Telefono per indicare che sono necessarie attrezzature per audioconferenze.

2. Seleziona la sala e, se non trovi quella adatta:

• Cercane un’altra usando il campo di ricerca;
• Posiziona il mouse su una sala per visualizzarne i dettagli e, se corrisponde a quella di cui hai bisogno selezionala.

→ Aggiungere il luogo della riunione

Clicca su Aggiungi posizione ed inserisci il luogo.

→ Aggiungere una descrizione dell’evento 

1. Scegli il fuso orario;
2. Imposta se l’evento dovrà ripetersi;
3. Stabilisci un orario;
4. Aggiungi i dettagli dell’evento;
5. Aggiungi una videoconferenza;
6. Aggiungi una descrizione dell’evento;
7. Aggiungi eventuali allegati.

→ Aggiungere un allegato

1. Clicca nel campo per aggiungere descrizione o allegati;
2. Seleziona e carica il file da allegare.

→ Scegliere il colore, il calendario e la visibilità predefinita di un evento

• Scegli un colore: creando un evento, puoi scegliere il colore che assumerà nei tuoi calendari. Per sceglierlo, scorri verso il basso e clicca sul nome del calendario. Clicca poi sulla tavolozza dei colori e seleziona quello che preferisci;
• Aggiungere l’evento a un altro calendario: scorri verso il basso e clicca sul nome del calendario in cui vuoi che venga visualizzato l’evento;
• Mostrare lo stato di disponibilità: imposta “Occupato” o “Disponibile” per mostrare sul tuo calendario gli orari in cui sei o non sei disponibile;
• Impostare la tua visibilità predefinita: se condividi il calendario, le sue impostazioni per la privacy si applicano anche ai tuoi eventi. Puoi decidere se impostare una visibilità pubblica o privata riguardo determinati eventi.

→ Configurare le notifiche per gli eventi

Mentre inserisci un evento, alla sezione notifichepuoi impostare quanto tempo prima vuoi essere avvisato.

Puoi decidere se impostare notifiche push o notifiche email.

→ Salvare l’evento

Dopo aver inserito tutti i dettagli dell’evento, salva e invia gli inviti.

1. Clicca sul tasto Salva
2. Dal messaggio che appare seleziona:

• Invia per inviare una notifica email agli inviati;
• Non inviare per non inviare notifiche email agli invitati;
• Torna alle modifiche per continuare a modificare l’invito;
  

3. Se stai invitando persone esterne alla tua organizzazione, clicca su:

• Invita ospiti esterni per inviare una notifica agli invitati esterni;
• Continua a modificare per continuare a modificare l’invito. 

Rispondere agli eventi e gestirli

→ Rispondere a un invito

L’evento a cui sei stato invitato è visibile nel calendario. Se hai abilitato le notifiche email, ricevi gli inviti anche via email e, utilizzando Gmail, puoi rispondere all’invito direttamente dalla mail.

Come rispondere all’invito dal calendario:

1. Clicca sull’evento nel calendario;
2. In corrispondenza della voce Parteciperai?, clicca su Sì, No o Forse.

Come rispondere all’invito dalla mail:

1. Apri la mail;
2. In corrispondenza della voce Parteciperai?, clicca su Sì, No o Forse.

Come proporre una variazione d’orario o aggiungere una nota:

1. Clicca sull’evento;
2. In basso a destra, clicca sulla frecciae scegli un’opzione tra:

• Aggiungi nota: puoi inserire il tuo messaggio e, se vuoi, apportare modifiche all’evento, poi clicca su Invia;
• Proponi un nuovo orario: scegli il giorno e l’ora e aggiungi un messaggio facoltativo, poi clicca su Invia proposta.

→ Aggiornare un evento

Puoi invitare altre persone e modificare altri dettagli dell’evento cliccando sull’evento nel calendario e in seguito sul tasto modifica .

Al termine clicca su salva.

→ Controllare la partecipazione degli invitati

Come vedere chi ha accettato o rifiutato l’invito e chi ha proposto un nuovo orario per la riunione:

1. Clicca sull’evento;
2. Visualizzi la risposta di ogni invitato accanto alla sua foto profilo.

Come rispondere a una proposta di nuovo orario:

1. Clicca sull’evento;
2. Nella sezione Invitati, vai alla proposta e clicca su Rivedi orario proposto;
3. Per accettare il nuovo orario proposto, clicca su Salva;
4. Per informare gli invitati del nuovo orario della riunione, fai clic su Invia.

→ Eliminare un evento

Un evento, dopo essere stato eliminato, rimane nel cestino per circa 30 giorni; poi viene eliminato definitivamente, ma può essere eliminato definitivamente anche prima.

Come eliminare un evento:

1. Clicca sull’evento;
2. Clicca su Elimina .

Come rimuovere definitivamente un evento eliminato:

1. Clicca su impostazioni poi sul cestino;
2. Seleziona l’evento da eliminare definitivamente e poi clicca su elimina .

Puoi rimuovere definitivamente tutti gli eventi dal cestino, cliccando su Svuota cestino in alto a destra. 

→ Ripristinare un evento eliminato

Hai a disposizione 30 giorni per ripristinare un evento eliminato.

1. Clicca su impostazioni poi sul cestino;
2. Seleziona l’evento da ripristinare e poi clicca su ripristina.

Creare promemoria in Calendar

→ Visualizzare i promemoria

Assicurati che nella sezione I miei calendari sia spuntata la casella accanto alla voce Promemoria.

→ Creare un promemoria

1. In Calendar, clicca su uno spazio vuoto e poi su Promemoria;
2. Inserisci titolo, data e ora;
3. Per cambiare la frequenza del promemoria, clicca sulla voce Non si ripete e seleziona un’opzione tra quelle proposte;
4. Se vuoi che il tuo promemoria duri tutto il giorno, seleziona la casella Tutto il giorno;
5. Clicca su Salva.

→ Modificare un promemoria

• Se per un intervallo di tempo è presente un solo promemoria, clicca sul promemoria, poi su Modifica promemoria .
• Se sono presenti più promemoria per lo stesso intervallo di tempo, clicca sul blocco dei promemoria, poi sul promemoria da modificare e infine clicca su Modifica .

Dopo aver modificato il promemoria clicca su Salva.

→ Completare o eliminare un promemoria

Come contrassegnare un promemoria come completato:

• Se hai un solo promemoria in un intervallo di tempo, clicca sul promemoria e sulla voce Contrassegna come completato;
• Se hai più promemoria nello stesso intervallo di tempo, clicca sul blocco dei promemoria e, in corrispondenza di quello da contrassegnare come completato clicca su .

Come eliminare un promemoria:

• Se per un intervallo di tempo è presente un solo promemoria, clicca sul promemoria, poi su Elimina ;
• Se sono presenti più promemoria per lo stesso intervallo di tempo, clicca sul blocco dei promemoria, poi sul promemoria da modificare e infine clicca su Elimina .

→ Nascondere i promemoria

Nella sezione I miei calendari deseleziona la casella accanto a Promemoria.

Condividere e visualizzare i calendari

→ Condividere il calendario

Come condividere il calendario pubblicamente o all’interno della propria organizzazione:

1. Clicca su Impostazioni poi sulla voce Impostazioni;
2. Nel menu di sinistra clicca sul tuo calendario;
3. Nella sezione Autorizzazioni di accesso, puoi scegliere come condividere il calendario:

• Puoi rendere il tuo calendario disponibile pubblicamente, spuntando la casella Rendi disponibile pubblicamente;
• Puoi rendere disponibile il calendario solo per tua organizzazione, selezionando la casella Rendi disponibile per Nome organizzazione;
• Puoi rendere disponibile il calendario in tutti i prodotti Google Workspace, selezionando la casella Mostra le informazioni del calendario nelle altre app Google, limitate in base alle autorizzazioni di accesso.

Come consentire a una persona di vedere il tuo calendario sul web generando un link:

1. Clicca su Impostazioni poi sulla voce Impostazioni;
2. Nel menu di sinistra clicca sul tuo calendario;
3. Nella sezione Autorizzazioni di accesso clicca su Ottieni link condivisibile e poi su Copia link;
4. Incolla il link in un’email e invialo.

Come condividere il calendario con determinate persone e scegliere ciò che possono vedere:

1. Clicca su Impostazioni poi sulla voce Impostazioni;
2. Nel menu di sinistra clicca sul tuo calendario; 
3. Nella sezione Condividi con persone specifiche, clicca su Aggiungi persone e inserisci l’indirizzo email o i nomi delle persone con cui vuoi condividere il calendario.
4. Scegli cosa potrà fare la persona con cui hai condiviso il tuo calendario:

• Vedere solo disponibile/occupato 
• Vedere tutti i dettagli dell’evento
• Apportare modifiche agli eventi
• Apportare modifiche e gestire opzioni di condivisione

5. Clicca su Invia.

Come condividere il calendario con persone che non utilizzano Google Calendar:

1. Nella sezione Condividi con persone specifiche, clicca su Aggiungi persone;
2. Inserisci l’indirizzo email o il nome delle persone con cui vuoi condividere il calendario;
3. Clicca su Invia;
4. Se la persona con cui stai condividendo il calendario non utilizza Calendar, fai clic su Invita per inviarle un invito a utilizzarlo.

→ Visualizzare il calendario di altri

Come aggiungere il calendario di un altro membro del team:

1. Vicino alla voce Altri calendari, clicca sul tastopoi su Iscriviti al calendario;
2. Digita il nome o l’indirizzo email della persona e selezionala dall’elenco. Se il calendario di questa persona è stato configurato per la condivisione, sarà inserito nell’elenco dei tuoi calendari e i suoi eventi saranno visibili nel tuo calendario;
3. Se la persona non utilizza Google Calendar, aggiungi una richiesta e fai clic su Invia invito;
4. Puoi a questo punto programmare un evento controllando la disponibilità dei tuoi colleghi:

• Per visualizzare il calendario di un collega accanto al tuo, spunta la casella accanto al suo calendario;
• Per visualizzare i calendari di diversi colleghi contemporaneamente, seleziona le caselle accanto ai loro calendari o digita i loro nomi nel campo Incontrati con. Per vedere facilmente quando tutti i tuoi colleghi sono liberi contemporaneamente, seleziona la visualizzazione Giorno in alto a destra. Tutti i calendari saranno visibili affiancati.

→ Creare calendari condivisi

Come creare un calendario condiviso:

1. Vicino alla voce Altri calendari, clicca sul tastopoi su Crea nuovo calendario;
2. Dai un nome e una descrizione al calendario;
3. Imposta il tuo fuso orario;
4. Clicca su Crea calendario. Verrà visualizzato sotto I miei calendari.

Come condividere un calendario:

1. In I miei calendari seleziona il calendario da condividere e clicca su Altropoi sulla voce Impostazioni e condivisione;
2. Scegli un’opzione:

• Per condividere contenuti con persone singole, in Condividi con persone specifiche, clicca su Aggiungi persone e aggiungi la persona o l’indirizzo email della persona con cui vuoi condividere poi clicca su Invia;
• Per ampliare la condivisione: in Autorizzazioni all’accesso, seleziona Rendi disponibile pubblicamente o Rendi disponibile per nome organizzazione.

→ Importare ed esportare eventi e calendari

Come importare le informazioni sugli eventi:

1. Clicca su Impostazioni poi sulla voce Impostazioni; 
2. Nel menu di sinistra clicca su Importazione ed esportazione;
3. Clicca su Seleziona file dal computer, seleziona il file e clicca su Apri;
4. Clicca su Importa.

L’evento o gli eventi importati verranno visualizzati nel tuo calendario.

Come esportare i calendari:

1. Clicca su Impostazioni poi sulla voce Impostazioni; 
2. Nel menu di sinistra clicca su Importazione ed esportazione; 
3. Nella sezione Esporta, clicca su Esporta.

Verrà scaricato un file ZIP contenente i singoli file per ogni calendario. Per importare di nuovo i file in Calendar, estrai i singoli file dal file ZIP e importali uno alla volta.

→ Eliminare un calendario

1. Seleziona il calendario da eliminare e scorri fino in fondo alla pagina;
2. Nella sezione Rimuovi calendario, puoi:

• Cliccare su Annulla iscrizione per disiscriverti da un calendario;
• Cliccare su Elimina per eliminare un calendario di tua proprietà.

→ Aggiungere al calendario le date in cui sarai fuori sede

1. Nel calendario, clicca sul primo giorno in cui non sarai al lavoro;
2. Clicca su Fuori sede e seleziona un periodo di tempo;
3. Scegli un’opzione nella sezione Visibilità tra:

• Pubblico
• Visibilità predefinita
• Privato

4. Clicca su Salva. Le riunioni programmate in questo periodo verranno rifiutate automaticamente.

Personalizzare il calendario

→ Gestire le notifiche degli eventi

Come attivare o disattivare le notifiche:

1. Clicca su Impostazioni poi sulla voce Impostazioni;
2. Nel menu di sinistra, alla voce Impostazioni generali, clicca su Impostazioni evento;
3. Clicca su Notifiche e seleziona un’opzione:

• Disattivate
• Notifiche desktop
• Avvisi

4. Spuntando la casella Riproduci suoni di notifica puoi impostare un suono per le notifiche in arrivo.

Come impostare le notifiche per eventi specifici:

1. Alla sezione Notifiche seleziona Email o Notifica;
2. Imposta quanto tempo prima vuoi ricevere la notifica.

→ Scegliere la visualizzazione del calendario

Come scegliere la visualizzazione del calendario:

1. Nel menu a tendina di visualizzazione del calendario, clicca sulla frecciae scegli come vuoi visualizzare il calendario:

• Visualizza in base al giorno, alla settimana, al mese o all’anno
• Visualizza il tuo programma
• Mostra o nascondi i fine settimana
• Mostra o nascondi gli eventi rifiutati

2. Per visualizzare più calendari affiancati, seleziona Giorno;
3. Se hai impostato la visualizzazione per giorno, per visualizzare il calendario del giorno successivo o precedente, clicca su Giorno successivoo Giorno precedente.

Come gestire le impostazioni di visualizzazione del calendario:

1. Clicca su Impostazioni poi sulla voce Impostazioni;
2. Nel menu di sinistra, alla voce Impostazioni generali, clicca su Opzioni di visualizzazione;
3. In base alla visualizzazione che ti interessa, seleziona o deseleziona le voci:

• Mostra fine settimana
• Mostra eventi rifiutati
• Mostra i numeri delle settimane
• Riduci la luminosità degli eventi passati
• Visualizza i calendari affiancati nella visualizzazione Giorno

4. Clicca su Inizia la settimana di e scegli quando iniziare la settimana;
5. Al campo Imposta visualizzazione personalizzata clicca sulla frecciaper scegliere il numero di giorni o settimane da mostrare nella visualizzazione del calendario;
6. Al campo Calendari alternativi clicca sulla frecciaper scegliere un calendario alternativo.

→ Modificare l’aspetto del calendario

1. Clicca su Impostazioni poi su Densità e colore;
2. Clicca su Set di coloriStile moderno (con testo bianco) o Stile classico (con testo nero);
3. Clicca su Densità delle informazioniCompatta o Adattabile al tuo schermo;
4. Clicca su Fine.

Come modificare il set di colori del calendario:

1. Clicca su un tuo calendario;
2. Clicca su Altroe seleziona un colore tra quelli proposti o clicca su Aggiungiper scegliere un colore personalizzato.

Come modificare il colore di un evento:

1. Clicca su un evento con il tasto destro del mouse;
2. Seleziona un nuovo colore.