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Accesso rapido in Google Meet e tutte le modalità per creare un Meet

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Quando inizio i miei corsi formazione su GSuite, premetto sempre che quello che sto per dire sono nozioni da considerare aggiornate alla data odierna e che potrebbe succedere di ritrovarmi in qualche nuova funzionalità, viste le tante novità introdotte ultimamente da Google. 

Questo vale a maggior ragione su Meet, che probabilmente in pochissimi conoscevano ed utilizzavano meno di un anno fa, ma che sicuramente è l’applicazione maggiormente usata e quella più aggiornata in questo periodo. 

A volte mi sono ritrovato a dover spiegare funzionalità che vedevo in quel momento, ma non immaginavo potesse succedermi scrivendo un articolo, è quello che è successo anche questa volta, mi è toccato rifare l’introduzione e rifare completamente le screenshot della prima parte perché qualcosa era cambiato.

In questo articolo, tutto quello che c’è da sapere, davvero tutto sui diversi modi per creare un Meet!

Google Meet: tutti i modi per crearli

La creazione di un Meet si può sintetizzare in due modi: attraverso codice oppure attraverso nickname

In tutti e due i metodi si può attivare una nuova impostazione introdotta di recente “L’accesso rapido”. 

Se fondamentalmente sono due i metodi di creazione, essendo veramente l’applicazione maggiormente utilizzata, Google ha introdotto la possibilità di generare i meet in tantissimi modi.

Noi vedremo come generare un meet da:

  • Home, attraverso codice
  • Home, attraverso nickname
  • Calendario
  • Classroom
  • Gmail
  • Chat

Vedremo anche come e a cosa serve disattivare l’Accesso rapido.

Definiamo da subito che l’utente che crea il meet è detto “l’organizzatore” e solo lui ha il controllo completo della stanza. È colui che accetta utenti esterni non invitati, silenziare utenti o rimuoverli dalla riunione.

Perché tutto funzioni come descritto, è opportuno disattivare la possibilità di creare meet agli studenti.

Generare Meet da Home, attraverso codice

Primo passo, ovvio ma non scontato, accedere a:  https://meet.google.com/

Oppure da : App Google (9 puntini in alto a destra) –> Icona Meet 

meet01

La novità introdotta di recente è la nuova home page che sostituisce la precedente di cui conservo una vecchia screenshot.

Il vecchio testo “+ Partecipa ad una riunione o avviala” 

Nel nuovo design della home, è stato sostituito da un tasto “+ nuova riunione” e il campo “inserisci un codice o un nickname” e si rende disponibile il tasto “partecipa” appena inserito qualcosa nel campo vuoto.

Cliccando sul tasto “+ nuova riunione”, sono disponibile adesso 3 modalità:

Crea una riunione da avviare in un secondo momento: 

Avvia una riunione adesso: 

Pianifica in Google Calendar: 

meet03 b

La prima opzione crea in modo veloce una nuova stanza, senza accedervi, proponendo il tasto per copiarne i codici. 

La seconda opzione crea una nuova stanza, facendone l’accesso immediato e anche qui permettendo di copiare i codici da comunicare per la partecipazione.

La terza opzione rimanda direttamente al calendario con la creazione dell’evento, che vedremo in seguito.

In tutti e tre i modi, la riunione è generata attraverso un codice formato da una serie di lettere: abc-defg-hil e il link diretto.

https://meet.google.com/abc-defg-hil

Generare Meet da Home, attraverso nickname

Accedere a: https://meet.google.com/

oppure da : App Google (9 puntini in alto a destra) –> Icona Meet.

Inserire un nome nel campo vuoto, verrà visualizzata la parola “partecipa” su cui cliccare.

Se all’interno della propria organizzazione, è in corso in quel momento un meet con il nome inserito, l’utente accede alla riunione già avviata. Se la riunione non esiste, viene creata una nuova stanza e un nuovo codice.
Inserire un nome da dare alla riunione, ad esempio nel nostro caso abbiamo inserito: “avvio con nickname”

meet03 b

Subito dopo la riunione sarà pronta e questa volta con in nome “avvioconnickname”

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La riunione è pronta con il nickname “avvioconnickname” (utilizzabile solo da utenti della vostra scuola) e con il codice formato da una serie di lettere: abc-defg-hil e il link diretto 

https://meet.google.com/abc-defg-hil

meet05 b

Il meet così creato sarà disponibile direttamente da tutti gli utenti della vostra organizzazione a conoscenza del nickname, del codice o del link, sarà ammesso senza doverlo ammettere e potrà accedere solo se l’organizzatore ha già fatto l’accesso. Quando l’ultimo utente sarà uscito, il codice e relativo link non sarà più disponibile nemmeno all’organizzatore, mentre se accede un utente abilitato a creare i meet verrà creata una nuova stanza con stesso nickname ma codice diverso. 

Gli utenti esterni alla vostra organizzazione, a conoscenza del codice o del link, potranno accedere previa ammissione da parte dell’organizzatore, NON accedono  e NON possono chiedere di partecipare, se inseriscono il nickname.

Generare Meet da Calendario

Andare su Calendario sempre attraverso il menù “App Google” > Calendario, o attraverso la terza opzione di generazione dalla Home di meet

meet06

oppure direttamente su : https://calendar.google.com/ 

Creare un nuovo evento , definire nome dell’evento, data ed ora prevista, aggiungi videoconferenza di Google Meet

meet06 1

è possibile aggiungere anche invitati inserendo gli indirizzi email personali o di gruppo, è possibile invitare anche esterni alla scuola.

La cosa importante introdotta da poco è la possibilità di modificare le impostazioni della conferenza, di cui parleremo più avanti

meet06 2

e un’altra cosa poco conosciuta è la possibilità di visualizzare i dettagli della conferenza

meet06 3

e modificarli inserendo ad esempio un codice già esistente ancora valido.

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Oppure rimuovi conferenza, opzione utile quando si è inserita per sbaglio una conferenza in meet oppure se lato amministrazione è attivato l’opzione di generazione automatica dei meet per tutti gli eventi, e non si vuole attivare.

meet06 4

Il meet così creato sarà disponibile direttamente sui calendari degli utenti invitati, questi riceveranno una mail con gli estremi della conferenza, ed infine il giorno della conferenza si troveranno nella home di Meet gli eventi pianificati della giornata (  da tutti gli utenti della vostra organizzazione a conoscenza del codice o del link, sarà ammesso senza doverlo ammettere e potrà accedere in qualsiasi momento anche senza la presenza dell’organizzatore o di altri utenti.

Gli utenti esterni alla vostra organizzazione, a conoscenza del codice o del link, potranno accedere previa ammissione da parte dell’organizzatore.

Generare Meet da Classroom

Probabilmente è il metodo maggiormente usato nelle scuole, utilizzare meet da classroom.

La sua attivazione è semplice: una volta creata la classroom si può generare sia da streem

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Sia da impostazioni, decidendo se visualizzare o meno il link agli studenti.

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Noterete come il link generato è del tipo https://meet.google.com/lookup/eq5jhnmdz7

e se proviamo a cliccarci ci porterà su meet generando di fatto un meet con nickname, dove il nickname è l’ultima parte del link generato da classroom. 

Se infatti proviamo a scrivere lo stesso indirizzo cambiandolo in https://meet.google.com/lookup/provaconnickname, vedremo che verrà generato una stanza di meet con nickname indicato.

Questo significa che gli studenti non potranno accedere se non è presente un docente che di fatto crea la stanza, anche se lo studente prendesse nota del codice del meet, questo una volta chiuso, come abbiamo visto in precedenza non sarà più disponibile e sarà quindi necessario un docente o comunque un utente abilitato alla creazione di meet.

Generare Meet attraverso Gmail

Questo metodo non introduce nulla di nuovo nella generazione di meet ma solo un modo per generare velocemente e comunicare il codice meet utilizzando la mail.

I meet generati attraverso questa modalità seguono completamente le caratteristiche dei meet generati attraverso codice.

Generare Meet attraverso Chat

Come per gmail, anche questo metodo è fatto per velocizzare e comunicare gli incontri in videoconferenza.

Accesso Rapido: a cosa serve e come attivarlo o disattivarlo

Questa nuova impostazione, di recente introduzione, si può gestire in tutti i meet generati con i metodi che abbiamo visto in questo articolo.

Ma come attivare o disattivare l’accesso rapido in una riunione? 

  1. In basso, fai clic su Controlli dell’organizzatore [icona scudo con lucchetto].
  2. Accanto ad Accesso rapido, fai clic sull’opzione On  o Off . 

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Ma come attivare o disattivare l’accesso rapido In Google Calendar 

Vai a calendar.google.com e scegli un’opzione: 

  • Creare un nuovo evento
    1. Crea un nuovo evento  fai clic su Aggiungi videoconferenza di Google Meet. 
    2. A destra, fai clic su Modifica le impostazioni della conferenza . 
    3. Seleziona la casella accanto ad “Accesso rapido”  fai clic su Salva.  
    4. Configura l’evento.
  • Aggiornare un evento esistente
    1. Fai clic su una riunione  fai clic su Modifica evento . 
    2. Nella sezione Dettagli evento, fai clic su Modifica le impostazioni della conferenza . 
    3. Seleziona la casella accanto ad “Accesso rapido”  fai clic su Salva. 

In qualità di organizzatore della riunione, puoi utilizzare la funzionalità Accesso rapido per decidere se i partecipanti devono chiedere di partecipare alla riunione video.

Quando la funzionalità Accesso rapido è attiva:

  • I partecipanti che appartengono al tuo dominio possono accedere automaticamente alla riunione dal proprio computer o dispositivo mobile.
  • I partecipanti che si connettono alla riunione utilizzando il proprio telefono possono accedere automaticamente.
  • Qualsiasi partecipante può aggiungere altre persone con una telefonata.

Quando la funzionalità Accesso rapido è disattivata:

  • Tutte le persone interne ed esterne alla tua organizzazione devono chiedere di partecipare alla riunione, incluse le persone che si connettono alla riunione con una telefonata.
  • Chiunque venga invitato durante la riunione da altre persone oltre te deve chiedere di partecipare.
  • Solo tu puoi aggiungere partecipanti con una telefonata.

Tabella Riepilogativa 

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In Conclusione

Meet è uno strumento molto utile e versatile, a tal punto che esistono ben 6 modalità differenti per creare link meet ed attivare la tua stanza di video-lezione. Puoi usarli tutti o trovare quello più comodo, che più si adatta al tuo metodo… l’importante è che tu riesca a lavorare bene!.

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